導入事例

実務でお使いいただいた企業さまへのインタビュー

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バックオフィス部門の株主総会実務を業務効率化

株式会社Live Smart

「人々が抱える課題を解決する次の社会インフラになる」をビジョンに掲げ、AI・IoTを活用した生活空間におけるサービスプラットフォーム事業に取り組む株式会社LiveSmartにて、株主総会クラウド(β版)をご利用いただいております。 今回は、同社のバックオフィス部門を幅広く担当されているドイ氏に、株主総会実施における苦労や、株主総会クラウドご導入の経緯などについて、お話を伺ってまいりました。

課題

株主総会実施のたびに、準備作業に時間と労力を要し、バックオフィス部門の業務を圧迫していた。

導入の効果

手作業削減により時間的にも精神的にも負担が軽減し、業務効率化に成功。

Q.まず、貴社の概要や事業を教えてください。

株式会社Live SmartはAI、IoTを活用した生活空間におけるサービスプラットフォーム事業を行っており、スマートホームコントローラーの販売やチャットボットシステムの販売を行っています。 スマートホームコントローラーは、家電の操作をアプリ上で一元化したり、Google HomeやAmazon Alexaと連携させて音声で家電を操作したりするためのツールです。

Q.スマートホームといえば市場自体も大きく、さらに今後も大きくなっていきそうですよね。Live Smartさんならではの差別化の仕方や強みは何でしょうか。

最近、LS Mini Nextというスマートリモコンを新発売しましたが、法人向けに販売を予定しているLS Hubにおいては通信方式がWi−Fi、Bluetooth、赤外線、ZigBeeの4種類あり、この4つを利用できるのは日本ではまだ弊社だけだと思います。他の大きなメーカーさんでは、そのメーカー内でさまざまな家電製品をつくっており、連携が限定されてしまいがちです。弊社の場合はデバイスもリモコンも、メーカー問わず連携が可能です。この機能があれば日本製品は大概カバーでき、たとえ20~30年前のエアコンでも、きちんと設定すればスマートリモコンに繋げることができます。また、不動産事業者や宿泊施設などの法人向けの機能が充実していることが弊社の大きな強みですね。スマートホームサービスを提供する企業は複数ありますが、実際に賃貸マンションや宿泊施設などが導入する際に必要な機能がそろっているのは弊社だけだと思います。

Q.現在ドイさんが対応・担当されている業務について教えてください。

採用以外のバックオフィス業務を担っています。私がLive Smartに入社したのは1年半ほど前で、会社設立後2年の頃でした。私自身、これまでもずっと経理畑を歩んできましたが、バックオフィス専門の人材がいないということで、経理を中心に労務・総務・法務など、採用以外のバックオフィス業務全般を行っている状況です。

Q.株主総会における実務を担当する中で、これまでのワークフローや対応方法はいかがでしたか。

ワークフローのような、かしこまった方法がないのが実態です。株主総会の開催が決まったら、去年の履歴を見返しながら進めていました。招集通知の作成、株主様へ発送する書類の準備、議決権行使書の確認など。年に1回ですが、慎重に確認しながら発送するという作業で非常に気を遣います。招集通知の送付は、メールでも連絡しつつ、基本的には全て郵送で送っていました。

Q.原本を印刷して発送するのは、かなり手間がかかるのではないでしょうか。

郵送書類一式の作成と印刷、あとは株主様ごとにセットして封筒に入れ、さらに郵便局に持参して送るという作業ですが、複数の株主様に全て郵送するので、やはり大変でした。何も考えずに流れ作業として行うと、ミスが発生しそうという怖さもありましたので、一つ一つ慎重に行う必要があります。時間がかかるのはもちろんですが、労力的に疲れる業務という印象ですね。

Q.そんな中、株主総会クラウドをご利用いただくに至った経緯を教えてください

この会社に入社してから、そもそもクラウド化前提で会計システムなどを導入しており、新型コロナウイルスの影響で強制的にテレワークになったタイミングで、ZOOMやクラウドサインなども導入しました。 そんな中、株主総会を実施することになり、先ほどお伝えした通り準備がちょっと大変なので、今のこの世の中ならば、面倒に感じる作業をクリアにできるツールがあるのではないかと思い検索しました。そこで、ヒットしたのが株主総会クラウドです。 弊社はスタートアップ企業ですし、最新のツールに尻込みしてどうするんだという気持ちで、まず使ってみようと思い問い合わせました。今後を踏まえるとここで慣れておくのは重要だと思い、利用を決めました。

Q.今回定時の株主総会でご利用いただきましたが、実際に株主総会クラウドを使いはじめてからどのように変わりましたか。

まず圧倒的に作業に割く労力が減りました。郵送の手作業が減ったこと、これはとても大きかったです。 最初の利用段階では、株主の名前や住所の登録がもちろん必要でしたが、1回登録してしまえば、あとはそのデータを使って次回以降さらに手間を掛けずに進められます。今後を踏まえると、すごく明るい気持ちで作業できたというのが非常に大きかったですね。また、委任状の回収も非常に楽になりました。

Q.作業の所要時間はどのくらい削減されましたか。

これまでは、何日かに分けて作業をしており、合計2~3営業日はかかっていましたが、1営業日くらいに短縮できました。これは初回ということで、社内でテストを実施したのも含めた時間ですので、一度慣れてしまえば0.5営業日くらいに短縮できると思います。 株主総会クラウドを活用したことに加えて、今回スムーズに進められた要因がもう1個あると思っています。 外出自粛の影響で、そもそも軒並みオンライン形式での株主総会が多かった時期だったので、そのために、事前に決議を提出してくださいという企業がとても多くありました。それに倣って、弊社も事前決議をお願いしますと依頼しました。その結果、前日までに90%以上回収できたのでありがたかったです。

Q.株主様から、株主総会クラウドに対する声や反響はありましたか?

時代の流れに乗った柔軟なやり方だ、といった好意的な反応をいただきました。特にご意見は無くとも、スムーズに対応してくださる方が多かったです。 一方で、紙での郵送が必須となる上場企業の株主様や、引き続き紙での郵送を希望される個人の株主様もいらっしゃいました。

Q.7月30日よりリリースされる正式版では、株主様が委任状をPDFでアップロードできる機能が追加されます。また、会社が委任状を紙やPDFで受け取った場合にも、会社側で回答を代理入力し、履歴を一括管理できるようになります。

なるほど、それは非常に助かりますね。

Q.現在β版をご利用いただいていますが、今後の株主総会クラウドに期待することはございますか。

株主名簿を自動生成できたり、スタートアップ企業向けには資本政策もできたりすると非常に嬉しいですね。今はExcelで作成しており、やはり手間がかかっています。

Q.なるほど、ご意見ありがとうございます。今後の参考にさせていただきます。

株主総会の準備や管理業務は、実際に担当してみないと負担がわかりづらい部分かと思いますが、時間的にも精神的にも負担が軽減され、ありがたく思っています。今後も良いサービスを期待しています。